服务型个人独资企业财务管理制度

版本编号:GDCWZD-2021-V1

鉴于贵方与普道(上海)信息科技有限公司(以下简称“服务方”或者“我方”)签订《捷税宝服务协议》,贵方向我方购买“捷稅宝基础包”服务产品并要求我方提供捷稅宝服务套餐中的代理记账以及财务管理服务。

为保证个人独资企业合法正常经营,杜绝虚假交易、买卖发票等违法违规行为。根据国家有关法律及双方签订的《捷税宝服务协议》,特制订如下服务型个人独资企业财务管理制度,以兹遵守:

1. 简称和定义

除非上下文另有规定,本制度中的用语定义如下:

1.1 捷税宝:由服务方开发的新一代移动互联网+云计算服务平台,产品信息以服务方捷税宝平台(http://www.jieshui8.com网站和“捷税宝”APP)或服务方另行书面通知的实时更新为准。

1.2 企业:本制度所称之“企业”,指由企业主委托捷税宝提供一站式财税云服务的个人独资企业。

1.3 企业主:本制度所称之“企业主”,指与服务方签订《捷税宝服务协议》,需要服务方提供代理记账以及财务管理服务的个人独资企业的投资人。

1.4 云财务部:本制度所称之“云财务部”,指服务方向个人独资企业提供代理记账以及财务管理服务的捷税宝云财务部。

1.5 云业务系统:本制度所称之“云业务系统”,指由服务方提供的捷税宝终端云业务管理系统。

1.6 客户:本制度所称之“客户”,指与个人独资企业发生业务往来的客户。

1.7 园区:本制度所称之“园区”,指个人独资企业注册所在的园区。

2. 企业财务部设置

2.1 企业内部不自行设立财务部,相关职能全权委托云财务部执行。

2.2 云财务部分设具体岗位实现出纳、发票管理、记账报税、年度事项等日常记账以及财务管理功能(不包含财税顾问等中高级功能)。

2.3 云财务部监督企业在法定经营范围内合理经营,并有义务和园区、税务局、政府一同监管企业的合法经营。

2.4 企业应该严格执行《会计法》和相关的财务会计制度,保证业务资料合法、真实、及时、准确、完整,接受财政、税务、审计等部门的检查、监管,并承担相关的所有责任。

3. 资金管理

3.1 企业资金一般由企业主自行管理。在另行明确授权的情况下,企业可将资金管理权限转交给云财务部。

3.2 企业应尽量不使用现金、支票。建议所有资金往来通过银行转账或其他电子转账方式。

3.3 为满足开户银行的基本业务要求,首次银行开户完成的30日内,企业主必须以企业主借款给企业的形式在企业银行账号中存入人民币1万元;并在银行账户存续期间保持每日余额不低于1万元。

3.4 企业应尽量实现银行账户每月都有业务交易(银行收支)。在首次银行开户完成的3个月内,该银行账户应该每月至少有2次业务交易。在之后每12个月内该账户应该至少有20次业务交易,上述业务交易应当尽量平均分布,每次转出或者转入为一次正常业务交易,无金额大小要求。

3.5 为避免可能引发的相关机构的反洗钱调查,减少不必要的工作负担,企业应当尽量避免从企业账号或者企业主个人账号的大额提现。

3.6 企业主或者企业不可使用企业收到的由服务方转入的税款,该税款仅限用于税务部门从企业银行账户扣缴税款(代开增值税专用发票和/或普通发票预缴税金或者月度纳税申报扣缴税金),税款通常在转入企业账户后3至5个工作日内扣缴。

如果税款转出导致代开增值税专用发票和/或普通发票预缴税金扣缴失败,将不能开具发票。如果月度纳税申报扣缴税金失败,企业将成为欠税企业,可能承担包括但不限于罚款、滞纳金等处罚。

企业主或者企业使用企业收到的由服务方转入的税款,导致扣缴税款失败,云财务部有权停止年度代理记账与财务管理服务直至企业补足应扣缴的税款并承担相应后果。停止服务期间,不停止“捷税宝”服务期间的计算。

3.7 为方便云财务部对企业进行正常的会计记账工作,企业应当及时将银行交易明细提供给云财务部。如果云财务部保管仅有查询功能的企业网银U盾时,云财务部可自行下载银行交易明细。

3.8 企业应及时与银行完成银企对账。如果云财务部被授权管理银企对账的工具,例如仅有查询功能的网银U盾,则由云财务部负责完成银企对账。如果企业没有及时完成银企对账,银行可能冻结此银行账户。如果企业不及时自行完成对账或者不配合提供对账工具,云财务部有权停止年度代理记账与财务管理服务。停止服务期间,不停止“捷税宝”服务期间的计算。

4. 付款管理

4.1 企业应使用银行的企业账户付款,限于股东分红,缴纳税金,支付相关服务费及工资。

4.2 从企业账户支付给企业主个人账户时(简称“公转私”操作),须在银行转账说明中标注“分红”,企业公转私的额度和间隔时间,应符合当地银行的管理要求和监管规定。具体建议如下:

4.2.1 单笔金额不超过20万;

4.2.2 每笔公转私操作间隔应在2个工作日以上,且资金停留不低于48个小时。

4.3 从企业账户预支给云财务部税金时,须在银行转账说明中标注“企业名称+企业主姓名+X年X月税金代缴”。

4.4 从企业账户支付给服务商服务费时,须在银行转账说明中标注“XXXX服务费”,最好同时标注合同编号以便和云业务系统比对。

4.5 企业可以自行雇佣员工并建立劳动关系,也可以采购体外的个人劳务服务。相关凭据(如工资单、劳务服务确认单)须提供给云财务部用于记账及报税。在员工工资超过5,000元人民币/月或个人劳务服务费超过800元人民币/月时,云财务部将通知企业主缴纳税金并完成相关个人所得税申报。

4.6 企业不得从企业账户以非工资或个人劳务名义,向非股东的个人账户转款,包括但不限于“借款”等。任何企业支付给非股东个人的资金,都可能被主管税务局“认定”为工资支出或者其他应税支出,企业将承担代扣代缴其个人所得税的义务。

4.7 为满足当地银行的管理要求和监管规定,企业账户在收到业务收入款项资金后,资金应该停留在企业账户3个工作日后再进行分红操作。严禁当日收款后,当日转账分红。

5. 收款管理

5.1 企业账户仅用于收取企业的业务收入,且仅限于银行公对公转账或者其他电子转账模式。鉴于任何转入企业银行账户的资金,均可能被地方税务局认定为应税收入,故建议企业不要将非收入资金转入企业。为避免多次征税的不良后果,企业勿将同一笔资金重复转入转出。

5.2 企业应当根据云业务系统“收款通知书”模块,拟定执行中的合同的收款通知书,并将收款通知书发送给客户确认。

5.3 企业须在云业务系统“收款凭证”模块中,登记合同的收款情况并上传银行收款回单。

6. 业务管理

6.1 企业必须通过云业务系统进行报销费用,管理所有资产、员工、服务商、合同、发票等经营行为。企业的一切经营都应使用云业务系统进行信息化管理。

6.2 企业应在许可的经营范围内多样化经营,尽量避免只和一家客户发生业务往来。

6.3 企业如果和客户签署年度服务的持续性项目,企业应尽量每月收款、每月开票,避免过于积压产生大金额的发票申请。

6.4 原则上,企业年业务规模不超过450万元人民币,且单月开票金额不超过100万元人民币。云财务部保留根据企业经营情况,随时调整月度开票金额上限的权限。

6.5 对于企业所发生的业务,企业有责任向云财务部提供足够充分的资料证明其真实性,包括但不限于合同、交付证明、交易对象详情等。

6.6 为避免企业被当地政府及相关部门认定为睡眠户、非正常户等,建议企业季度收入不低于1000元。如果企业长时间(通常为半年及以上)未获得经营收入,相关政府部门要求约见企业主了解经营情况时,企业主应当配合到场约谈。

7. 合同管理

7.1 企业所有业务都应当签署相应的书面合同,并使用云业务系统登记、上传和管理合同。

7.2 合同的具体要求(合同当事人、合同内容、盖章等)详见第8条发票管理内容。

8. 发票管理

8.1 企业及云财务部必须按照国家税务法律法规要求管理开票流程。

8.2 企业应将足够支付税金的资金,预先转交给云财务部管理。

8.3 企业应严格执行税务部门要求的“四流合一”要求,确保合同流、服务流、资金流、发票流完全一一对应。

8.4 企业业务中的签约人、服务确认人、付款人、发票上的购买方必须保持一致。

8.5 合同应当注意以下事项:

8.5.1 合同内容应当真实、规范、准确、完整,合同的版本应正式,建议使用A4打印版本,页数尽量不少于3页。

8.5.2 合同内甲、乙双方需要与拟开发票的双方相符,开票方必须为收款方,即企业为收款方时,才可开具发票。资金流水中付款方、收款方需与合同内甲、乙双方一致。

8.5.3 合同标的需要和拟开发票的商品名称相符。举例:发票的商品名称为某服务,则合同标的也需要为某服务,不得出现服务内容和开票内容不一致的情况。

8.5.4 企业应尽量多的提供具体业务内容描述,尽量上传业务的完工成果文档或者过程文档。

8.5.5 合同须包含具体金额。若合同金额不明确,则后续须有具体金额的服务确认函。服务确认函应当包含服务内容、服务进度和服务金额,并盖有客户公章或者合同专用章予以确认。

8.5.6 合同应尽量详细的描述收费金额的计算模式(按照收入比例收费、按照小时收费或者其他收费计算模式),以及和收费金额计算相关的业务流程文档。

8.5.7 合同应当加盖公章或者合同章,多页合同须加盖骑缝章。

8.5.8 企业在签订合同时应当尽量避免或者减少交易风险和赔偿义务。

8.5.9 根据相关法规和实践,对于已开具发票的交易,极可能被认定为已收到款项,故企业如果与客户约定先开票后付款,须在合同中明确说明,避免之后客户不支付业务款项,从而给企业造成损失。

8.6 企业须及时向客户收取款项。尤其是服务金额大于100万的,开票前应确保已收到客户款项。收付款信息与合同信息均相符。

8.7 开票金额应符合主管税务局的限额规定,包括开票份数、单张发票金额上限、每月开票最高额度。

8.8 空白发票的申请应符合当地税务局的管理规定,包括但不限于发票版本、月发票份数等。云财务部可根据企业实际情况预先申请空白发票。

8.9 云财务部有权根据法规和税务部门的要求,以及《捷税宝服务协议》的约定,依法、依规、依约拒绝企业的开票申请。

8.10 对于已经通过开票服务流程开具的发票,云财务部将直接邮寄给企业指定收票人。为免疑义,若企业购买的“捷税宝服务套餐”是【】系列的产品,则企业仅有权向云财务部申请开具增值税普通发票;若企业购买的“捷税宝服务套餐”是【】系列的产品,则企业有权向云财务部申请开具增值税专用发票和增值税普通发票。

8.11 已开具发票的修改和作废相关规则如下:

8.11.1 已开具的增值税普通发票或自开的增值税专用发票可以申请修改,但是如果涉及金额变更的,不得申请修改;

8.11.2 已开具的增值税普通发票或自开的增值税专用发票,不可以跨月申请作废,当月倒数第三个工作日后不得再申请作废;

8.11.3 已开具的代开的增值税专用发票,不得申请修改和作废。

8.12 对于已开具发票产生的运输、物流费用,每自然月前四笔由云财务部承担,第五笔起由企业和企业主按照10元/笔承担。

9. 档案管理

9.1 印鉴管理:企业的公章、法定代表人章、发票章由云财务部保管。企业合同章由企业主管理,用于业务合同的签订。银行印鉴章通常为财务章和法定代表人章,为保证企业和企业主的资金安全,分开管理银行印鉴章,其中财务章由企业主管理,法定代表人章由云财务部管理。

9.2 行政档案管理:营业执照副本由云财务部管理。营业执照正本由企业主管理。

9.3 银行档案管理:查询用网银盾、银行回单卡由云财务部管理。网银盾(不包括查询用网银盾)由企业主管理。

9.4 税务档案管理:CA密码证书由云财务部管理。

9.5 会计档案管理:会计凭证、会计档案由云财务部统一存档管理。

9.6 发票档案管理:发票章、发票购买簿、金税盘、空白发票由云财务部管理。

9.7 企业业务部门和企业主有权按云财务部的要求办理领用手续后,临时领用以上档案,使用完毕后应及时归还云财务部。

9.8 企业的所有交易信息,均应对工商、税务、银行等政府主管部门及相关部门全面开放。上述部门可以通过云财务部,随时访问和抽查企业资料。

10. 其他

10.1 企业和企业主应当按照以上制度严格执行,并承担相关责任。

10.2 如果企业和企业主未能遵守以上规则,云财务部有权根据情节严重性不同,暂停向该企业提供服务;待违规事项得以消除后,企业应当提出恢复服务的申请,待云财务部评估审核后,方可重新恢复服务。在服务方暂停上述服务期间,该企业不得对外开展新的业务,直至服务方恢复正常服务。服务方暂停服务期间,不停止“捷税宝”服务期间的计算。

10.3 服务方有权根据国家政策和该项服务的实际运作情况更新本财务管理制度,云财务部将通过系统弹窗、微信、短信、电子邮件等方式通知企业或者企业主,企业或者企业主在充分阅读和同意之后,方可进入操作页面。未同意的情况下,企业进入暂停业务状态。